Nama : Lupita Ayu Laksmi
NPM : 1A113810
Kelas : 5KA32
Teknologi informasi saat ini sudah berkembang sedemikian pesatnya. Hal ini terbukti bahwa perkembangan teknologi informasi telah mampu memberikan kontribusi positif hampir di segala segi kehidupan kita mulai dari pendidikan, sosial, politik, kebudayaan, hukum, dan berbagai area bisnis. Pada area bisnis, teknologi informasi telah menjadi bagian dari suatu support system dalam menjalankan aktivitas bisnisnya dari bisnis yang sederhana hingga bisnis yang berskala besar, seperti perbankan dan perasuransian misalnya. PT. Asuransi Umum Bumiputra Muda 1967 (BUMIDA) adalah perusahaan yang bergerak di bidang perasuransian yang tentunya tanpa terkecuali harus memanfaatkan kemajuan teknologi informasi sebagai sarana pendukung kegiatan bisinisnya.
Saat ini BUMIDA memang sudah menerapkan sistem komputerisasi sebagai sistem yang digunakan dalam menjalankan operasionalnya. Kendati demikian di BUMIDA juga terdapat beberapa aktivitas yang masih menggunakan pendekatan manual (sistem konvensional), yaitu pada aplikasi pembuatan surat penawaran asuransi (insurance purchase order). Istilah insurance purchase order sendiri di Bumida cabang Roxy lebih diartikan sebagai surat penawaran asuransi, yang berbeda jauh dengan arti secara bahasa (harfiah) yaitu pesanan pembelian asuransi. Hal ini dikarenakan dilihat dari sisi agen, dimana agen merupakan perwakilan langsung dari calon tertanggung (agen berada di pihak tertanggung). Karena hal tersebut maka surat penawaran asuransi lebih dikenal dengan istilah insurance purchase order khususnya di Bumida cabang Roxy.
Karena penggunaan pola sistem konvensional pada insurance purchase order tersebut, maka tentunya sistem tersebut masih terdapat kendala, yaitu :
1. Penyimpanan data surat penawaran masih belum tertata dengan baik dikarenakan staff pemasaran yang membuat surat penawaran selalu berganti (karenan adanya mutasi dari kantor pusat). Serta cara penyimpanan dan metode penyimpanan data surat penawaran masih sesuai dengan keinginan staff pemasaran (belum ada metode penyimpanan data surat penawaran yang baku).
2. Staff pemasaran harus mengetahui benefit dari produk asuransi yang ada saat membuat surat penawaran, misalnya untuk asuransi siswakoe yang terdiri dari lima produk dimana setiap produk memiliki banyak benefit yang berbeda dan besar permi yang berbeda pula sehingga menuntut staff pemasaran untuk hafal semua produk tersebut. Hal ini sering menjadi kendala saat pembuatan surat, terlebih lagi bagi staff pemasaran yang baru.
3. Penyortiran surat penawaran berdasarkan jenis asuransi, nama calon tertanggung dan agen yang meminta masih kurang efektif dan mengalami beberapa trouble.
4. Bila agen meminta untuk melihat calon tertanggung pada surat penawaran asuransi sebelumnya (pada buku pencatatan surat penawaran) masih sering mengalami kendala.
5. Agen belum medapatkan pelayanan yang baik karena proses pembuatan surat penawaran masih dengan cara manual.
Kendala pada sistem konvensional yang disebabkan dari human error :
1. Pencatatan surat penawaran yang telah diterbitkan dilakukan secara manual sehingga memakan waktu.
2. Sering terjadi kesalahan penomoran surat (seperti ada nomor surat yang double).
3. Sering terjadi kesalahan dalam pengetikan surat, karena pada manual system cara yang digunkan untuk membuat surat penawaran baru adalah dengan meng-copy dari surat yang lama kemudin meng-edit-nya kembali. Kegunaan penomoran dan pencatatan nomor surat penawaran asuransi ini adalah sebagai bukti adanya penawaran asuransi kepada pihak atau instansi yang dituju (calon tertanggung).
Serta sebagai acuan bagi agen (yang ingin menawarakan asuransi ke calon tertanggung) apakah calon tertangggung yang dituju tersebut sudah ada agen lain yang menawarkan asuransi yang serupa dengan yang ingin ditawarkannya, jika ada maka agen tersebut harus menunggu selama 3 bulan, bila dari calon tertanggung tersebut tidak ada respon pada agen sebelumnya maka agen tersebut dapat mengajukan surat penawaran asuransi yang sama kepada calon tertanggung tersebut.
Sistem yang dibuat diharapkan memiliki beberapa kelebihan dibandingkan sistem konvensional, yaitu :
1. Dapat melakukan pencarian surat penawaran berdasarkan jenis asuransi, nama custommer, tanggal buat, serta agen yang telah membuat surat penawaran.
2. Tidak memerlukan buku pencatatan surat penawaran yang biasanya merepotkan staff dalam melakukan pencatatan, serta tidak ada lagi kekhawatiran akan buku pencatatan tersebut hilang yang mengakibatkan penomaron surat pada pembuatan surat selanjutnya dilakukan dengan cara mengira-ngira (karena nomor surat secara otomatis sudah disimpan pada database).
3. Dapat menyukseskan program paperless yang digalakkan oleh pemerintah.
Sistem yang Berjalan PT. Asuransi Umum Bumiputera Muda 1967 yang biasa disebut BUMIDA Bumiputera merupakan anak perusahaan dari AJB (Asuransi Jiwa Bersama) Bumiputera 1912. PT. Asuransi Umum Bumiputera Muda 1967 berdiri tanggal 8 Desember 1967 yang kegiatan bisinisnya pada sektor asuransi kerugian, seperti asuransi rumah, mobil, motor, kecelakaan diri, pengangkuran barang dan masih banyak lagi. Pihak yang paling berperan dalam kegiatan bisnis perasuransian salah satunya adalah Agen.
Agen asuransi merupakan perantara dari perusahaan asuransi dengan pihak tertanggung baik dalam penutupan pertanggungan maupun dalam penyelesaian klaim. Serta agen merupakan orang atau badan yang diberikan kewenangan oleh perusahaan asuransi untuk mencari custommer yang ingin mengasuransikan harta benda maupun dirinya.
Sebelum agen terjun ke lapangan untuk mengajukan surat penawaran asuransi biasanya agen sudah mengetahui data-data dari calon tertanggung (baik dari kunjungan sebelumnya maupun dari infromasi-informasi lain). Dari data yang didapat tersebut, agen meminta kepada staff pemasaran untuk dibuatkan surat penawaran asuransi. Setelah surat penawaran sudah dicetak maka staff pemasaran yang membubuhi paraf lalu diajukan kepada manager kantor cabang untuk ditandatangani.
Surat penawaran asuransi yang telah diparaf dan ditandatangani kemudian dibubuhi stampel perusahaan. Pembubuhan paraf, tandatangan dan stampel ini bertujuan untuk meyakinkan calon tetanggung bahwa surat penawaran asuransi ini benar-benar berasal dari perusahaan asuransi. Hal ini dikarenakan pada beberapa surat penawaran asuransi terdapat perhitungan biaya premi dan rate (tarif asuransi) yang diberikan pada calon tertanggung. Setelah selesai dibuat, surat penawaran tersebut dibawa agen untuk disampaikan kepada custommernya. Perancangan Proses Pada perancangan proses ini menggunakan tools Data Flow Diagram (DFD) dan Flowchart sistem baru.
Pada DFD terdiri dari beberapa tahapan yaitu; Context Diagram, Data Flow Diagram (DFD) Level 0, Data Flow Diagram (DFD) Level 1 serta Data Flow Diagram (DFD) Level 2, kemudian dilanjutkan Flowchart sistem baru.
1. Context Diagram Context Diagram adalah Data Flow Diagram tingkat atas (DFD Top Level) yaitu diagram yang paling tidak detail dari sebuah sistem. Yang menggambarkan aliran-aliran data ke dalam dan ke luar sistem dan ke dalam dan ke luar entitas. Context Diagram menggambarkan sistem dalam satu lingkaran dan hubungan dengan entitas luar.
Lingkaran tersebut menggambarkan keseluruhan proses dalam sistem.
a. Context Diagram Sistem Lama Pada sistem ini terdapat empat entitas yang berhubungan dengan sistem yaitu admin, agen, manager dan custommer.
b. Context Diagram Sistem Baru Pada sistem yang baru juga terdapat empat entitas yang berhubungan dengan sistem yaitu admin, agen, manager dan custommer. Dan juga pada sistem baru ini hubungan dari setiap entitas sama seperti sistem yang lama.
2. Data Flow Diagram (DFD) Level 0 Data Flow Diagram (DFD) Level 0 merupakan hasil pengembangan dari Context Diagram ke dalam komponen yang lebih detail.
a. Data Flow Diagram (DFD) Level 0 Sistem Lama
1. Proses 1
Data agen diproses, data kemudian menjadi input pada proses pembuatan surat.
2. Proses 2
Data manager porses, data kemudian menjadi input pada proses pembuatan surat.
3. Proses 3
Data customer, agen dan manager menjadi bagian dari proses surat penawaran. Data surat disimpan ke dalam kumpulan data surat.
b. Data Flow Diagram (DFD) Level 0 Sistem Baru
1. Proses 1
Data agen diproses, data masuk ke dalam penyimpanan data agen dan kemudian menjadi input pada proses pembuatan surat.
2. Proses 2
Data manager porses, data masuk ke dalam penyimpanan data manager dan kemudian menjadi input pada proses pembuatan surat.
3. Proses 3
Data customer, agen dan manager menjadi bagian dari proses surat penawaran. Data customer masuk ke dalam penyimpanan data customer dan data surat masuk ke dalam penyimpanan data surat.
3. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Pada DFD Level 1 menggambarkan aliran data yang lebih terperinci dari input data agen dan input data manager dan surat penawaran.
1. Proses 1.1
Dari proses input data disimpan ke dalam penyimpanan data agen.
2. Proses 1.2
Dari proses edit data disimpan ke dalam penyimpanan data agen.
3. Proses 1.3
Dari proses hapus data disimpan ke dalam penyimpanan data agen.
1. Proses 2.1
Dari proses input data disimpan ke dalam penyimpanan data manager.
2. Proses 2.2
Dari proses edit data disimpan ke dalam penyimpanan data manager.
3. Proses 2.3
Dari proses hapus data disimpan ke dalam penyimpanan data manager.
1. Proses 3.1 Manager
Aliran data dari admin mengisi form data asuransi kemudian data disimpan ke dalam Penyimpanan Data Asuransi.
2. Proses 3.2
Aliran data dari admin mengisi form data penawaran kemudian data disimpan ke dalam Penyimpanan Data Surat.
4. Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Pada DFD Level 2 menggambarkan aliran data dari proses input data asuransi dan proses input data penawaran.
1. Proses 3.1.1 – 3.1.4
Aliran data dari Admin adalah data cabang, biaya, rate, jaminan, mahasiswakoe dan siswakoe menuju Proses Input, Edit, Hapus. Proses penyimpanan data dipisahkan ke dalam Penyimpanan Data yang sesuai. Seperti data Data Cabang ke dalam Penyimpanan Data Cabang dan Data Biaya ke dalam Penyimpanan Data Biaya. Lalu dari masing-masing Penyimpanan Data dapat ditampilkan pada Admin dengan Proses Tampil.
1. Proses 3.2.1 - .3.2.3
Aliran data dari Penyimpanan Data Manager, Penyimpanan Data Agen, Customer menuju Proses Input dan Hapus. Serta data dari Admin yaitu Data Askes, PA, Siswakoe, Mahasiswakoe Cargo, Kebakaran, KB, Property All Risk menuju Proses Input dan Hapus. Proses penyimpanan data dipisahkan ke dalam Penyimpanan Data yang sesuai, seperti Data Askes ke dalam Penyimpanan Data Askes dan Data PA ke dalam Penyimpanan Data PA. Sedangkan data customer ke dalam Penyimpanan Data Customer dan untuk seluruh Data Surat masuk ke dalam Penyimpanan Data. Kemudian dari Penyimpanan Data Surat dapat ditampilkan pada Admin dengan Proses Tampil.
Sumber :
HERU TRI HARIYANTO
Analisis dan Perancangan Aplikasi
Insurance Purchase Order
(Studi Kasus : PT. Asuransi Umum Bumiputera
Muda 1967 Cabang Roxy)
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA, 2010
0 comments:
Post a Comment